Por qué es tan importante desordenar los datos de CRM y marketing
Los datos de CRM y de marketing a menudo se convierten en un "lío" debido a la desalineación entre sistemas y departamentos. Cuando estas herramientas no se sincronizan correctamente, surgen incoherencias como duplicados, registros obsoletos y formatos desajustados, lo que hace que los datos sean más difíciles de gestionar y fiables. Thomas señala que no ittrata sólo de que falten números de teléfono o direcciones de correo electrónico:
"Los datos de CRM desordenados suelen incluir entradas de clientes duplicadas, datos de contacto incompletos o información obsoleta. Además, los datos están dispersos en distintas plataformas y no se sincronizan correctamente. Si a esto le añadimos las diferencias en la forma en que los equipos introducen los datos -formatos distintos para nombres o números de teléfono- it puede causar estragos en los informes, dando lugar a estados incorrectos de los clientes potenciales, oportunidades mal clasificadas y etapas de ventas que no reflejan fielmente la realidad." -Thomas Sonneveld
It mencionar que los equipos de marketing gestionan una variedad mucho mayor de tipos de datos, desde clics en anuncios y participación en correos electrónicos hasta preferencias de clientes y patrones de comportamiento, lo que hace que sus sistemas sean más complejos. Si añadimos el seguimiento de campañas, los códigos de atribución y las múltiples fuentes de datos que no están alineadas, empezamos a entender por qué los datos de marketing pueden ser especialmente caóticos. Un pequeño error tipográfico en un parámetro UTM, por ejemplo, puede sesgar todo un informe de atribución de marketing .
Además, los sistemas aislados, como las herramientas de gestión de eventos que no se sincronizan, remiten a su CRM y añaden otra capa de confusión, lo it dificulta la creación de una visión coherente y basada en datos del recorrido del cliente.
Cómo una mala calidad de CRM y marketing puede provocar pérdidas de ingresos
La mala calidad de los datos de CRM contribuye directamente a la pérdida de ingresos. De hecho, un informe reciente Salesforce reveló que el 44% de las empresas experimentan reveses financieros debido a datos de CRM deficientes.
Ittentador pensar que una sola herramienta o proceso puede solucionar este problema, pero a menudo el problema es más profundo. Como señala Thomas, la raíz del problema no está sólo en los datos en it, sino en la falta de alineación entre los equipos. En muchas organizaciones, los equipos de ventas se guían por objetivos a corto plazo, como alcanzar los objetivos de ingresos mensuales o trimestrales. Mientras tanto, los equipos de marketing se centran en estrategias a largo plazo, como la creación de marca y la fidelización de clientes potenciales para lograr un crecimiento sostenido. Estas prioridades diferentes determinan no sólo los tipos de datos que recopila cada equipo, sino también cómo estructuran, mantienen y sincronizan esos datos.
Esta desconexión da lugar a incoherencias, lagunas y duplicidades it , en última instancia, dificultan la obtención de una visión clara y unificada de las interacciones con los clientes. Así es como se produce esta desalineación:
Los datos obsoletos de los clientes perjudican la personalización y el compromiso
Uno de los principales problemas son los datos incompletos u obsoletos de los clientes, que hacen casi imposible el contacto personalizado. Si sus mensajes de marketing y ventas se envían a direcciones no válidas o números de teléfono obsoletos, no solo estará malgastando recursos, sino también perjudicando la experiencia y el compromiso del cliente.
Los informes imprecisos conducen a malas decisiones de ventas y marketing .
Los informes imprecisos son otro problema costoso. Cuando las decisiones de marketing y ventas se basan en datos erróneos, las empresas operan básicamente a oscuras. Un ejemplo común son las migraciones de CRM fallidas, en las que las notas críticas de los clientes no se transfieren entre sistemas como Salesforce y HubSpot. Estas notas suelen ser esenciales para comprender las necesidades de los clientes y hacer un seguimiento del progreso de los acuerdos. Si se pierden o quedan enterradas en hojas de cálculo, los equipos de ventas pierden un contexto valioso, lo it dificulta el cierre de acuerdos.
La desalineación entre Marketing y ventas hace que se pierdan oportunidades
Luego está la desconexión entre marketing y ventas. Si los equipos de ventas no tienen visibilidad de los datos de marketing , como los intereses de los clientes o los canales de comunicación preferidos, tienen dificultades para captar clientes potenciales de forma eficaz. Esto hace que se pierdan oportunidades, se alarguen los ciclos de ventas y se fragmente la experiencia del cliente. En última instancia, la mala calidad de los datos de CRM no sólo afecta a los ingresos, sino it debilita todo el recorrido del cliente.
El papel fundamental de la higiene de los datos en el éxito de CRM y el marketing
La higiene de los datos es la base del éxito de cualquier estrategia de CRM o de marketing . Cuando se ejecuta correctamente it mejora la orientación de las campañas, acorta los ciclos de ventas y aumenta las conversiones. He aquí cómo mantener la higiene de los datos bajo control:
Auditorías periódicas: Programe ups frecuentes para identificar clientes potenciales duplicados, campos omitidos o información de contacto no válida.
Validación automática: Implementar herramientas y establecer salvaguardas sencillas, como validar los formatos de correo electrónico antes de que entren en el sistema o los números de teléfono, puede evitar problemas mayores más adelante.
Alineación entre equipos: Mantener una higiene de datos sólida depende en gran medida de la alineación de los equipos. Los departamentos de ventas y marketing deben ponerse de acuerdo sobre los estándares de datos, como las convenciones de nomenclatura, el uso de los campos y las definiciones del estado de los clientes potenciales.
Formación de los usuarios: Su equipo necesita una comprensión compartida de cómo utilizar eficazmente las herramientas de CRM y marketing y mantener la higiene de los datos. De lo contrario, ni siquiera las mejores herramientas solucionarán el problema.
Comprobaciones continuas: A medida que su empresa añade nuevos campos o adopta nuevos sistemas, los flujos de datos pueden cambiar. Vuelve a probar las integraciones con regularidad para confirmar que siguen funcionando según lo previsto.
6 señales de que su CRM necesita una limpieza
Un CRM desordenado y poco fiable puede ralentizar su negocio y frustrar a su equipo. Estas son algunas señales de alarma que indican itha llegado el momento de limpiar los datos:
1. Registros duplicados y falta de información
Si sus equipos de ventas y marketing se quejan constantemente de contactos duplicados o de que faltan datos de clientes, su CRM se está convirtiendo más en una carga que en una herramienta. Los datos incoherentes o incompletos hacen perder un tiempo valioso, lo que se traduce en pérdida de productividad y frustración. Y lo que es peor, puede dar lugar a informes engañosos que provoquen una mala toma de decisiones y una mala asignación de recursos.
2. Altas tasas de rebote de correo electrónico
Cuando los correos electrónicos marketing marketing rebotan repetidamente debido a información de contacto obsoleta o incorrecta, su CRM no está haciendo su trabajo. Cada correo electrónico no entregado es una oportunidad perdida, que reduce las tasas de compromiso y afecta negativamente a la conversión. Si observa más rebotes de lo habitual, ituna clara señal de que su base de datos necesita atención.
3. Equipos que dependen de sistemas personales u hojas de cálculo
Si los empleados gestionan los datos de los clientes fuera del CRM, ya sea en hojas de cálculo, correos electrónicos o notas personales, ituna señal de alarma importante. Este enfoque disperso conduce a ineficiencias, falta de comunicación y errores, lo it hace más difícil mantener una única fuente de verdad. Un CRM bien mantenido debería ser el recurso al que acudir para todas las interacciones con los clientes.
4. Tiempo perdido en corregir errores de datos
Cuanto más tiempo dedique su equipo a corregir incoherencias en los datos, menos tiempo tendrán para tareas de gran valor, como relacionarse con los clientes y cerrar acuerdos. Un CRM debe agilizar las operaciones, no crear trabajo adicional. Si la gestión de errores se ha convertido en una tarea diaria, ithora de hacer una limpieza.
5. Bajos índices de adopción de CRM
Cuando los empleados dudan en utilizar el CRM, a menudo itporque no confían en los datos. Si su equipo evita el sistema debido a información obsoleta o poco fiable, es probable que la higiene de los datos sea un problema. Un CRM bien mantenido fomenta la adopción, garantizando que todos trabajen a partir del mismo conjunto de datos precisos.
6. Reclamaciones de clientes por mensajes incorrectos o duplicados
Si los clientes mencionan que reciben correos electrónicos duplicados, datos incorrectos o información obsoleta, su CRM está haciendo más mal que bien. Una mala higiene de los datos puede dañar la confianza de los clientes y hacer que su empresa parezca poco profesional.
Preparar el terreno para el éxito: estrategia, herramientas y trabajo en equipo
Ni siquiera la mejor tecnología arreglará un equipo desorganizado o desalineado. Thomas insiste en la importancia de una base estratégica:
"El primer paso es definir un objetivo claro a largo plazo: tu 'punto en el horizonte' para los próximos cinco años. Divídelo en hitos anuales y trimestrales, para que siempre estés trabajando por algo más grande".
Una vez que haya establecido una base sólida para su estrategia, puede empezar a optimizar las herramientas, alinear los equipos y fomentar la colaboración:
1. Elija las herramientas adecuadas it pero simplifique
Existe una gran cantidad de herramientas de integración y limpieza de datos, y no todas son iguales. Las mejores herramientas de limpieza de datos suelen ser integraciones nativas o soluciones creadas específicamente para tu plataforma. Si eres usuario HubSpot , por ejemplo, consulta el App Marketplace de HubSpotpara encontrar herramientas aprobadas o revisadas por otros profesionales del marketing. Si una herramienta no es nativa, comprobar los comentarios de los usuarios puede ayudar a determinar su fiabilidad y eficacia. En cualquier caso, evita apilar tantas herramientas que el proceso se vuelva inmanejable.
2. Priorizar las necesidades del equipo y la usabilidad
Una herramienta es tan buena como it equipo pueda utilizarla. Comprender qué funciona mejor para sus equipos de ventas y marketing es clave para garantizar una adopción sin problemas. Si la interfaz de CRM es torpe o la plataforma de automatización de marketing es demasiado compleja, los empleados encontrarán soluciones alternativas, como hojas de cálculo personales, que les llevarán de vuelta a datos desordenados y aislados. Asegúrese de que todos los nuevos empleados sepan cómo introducir, recuperar y mantener los datos con precisión.
3. Acortar distancias entre ventas y marketing
Un fallo frecuente en muchas organizaciones es tratar marketing como una función aislada que simplemente pasa los clientes potenciales a ventas. En realidad, una verdadera alineación significa que ambos equipos comparten objetivos, como los ingresos globales o el valor de vida del cliente (CLV), y colaboran continuamente. Thomas sugiere:
"NoIttrata sólo de que marketing entregue los clientes potenciales y se retire. El proceso debería ser más bien un bucle continuo. El departamento de ventas debe participar desde el principio y marketing debe seguir involucrado incluso después de la venta para aprovechar las oportunidades de venta cruzada".
Formas prácticas de alinear
- Objetivos compartidos: Sustituya las métricas departamentales (por ejemplo, MQL frente a SQL) por objetivos más amplios de ingresos y crecimiento.
- Reuniones periódicas: Programe actualizaciones conjuntas en las que los comerciales y los representantes de ventas compartan puntos de vista, retos y éxitos recientes.
- Formación cruzada: Anime a marketing a comprender los flujos de trabajo de ventas (y viceversa) para ver cómo se utilizan los datos en la práctica.
- Planificación colaborativa: Alinéate con tus "clientes soñados". ¿Cuáles son sus puntos débiles? ¿Qué mensajes funcionan mejor? ¿Cómo puede servirles mejor a largo plazo? Mantener estas conversaciones y trabajar juntos en una visión compartida de tu cliente ideal puede ayudar a ambos equipos a alinearse en el panorama general.
Cómo las integraciones y iPaaS resuelven el lío de los datos de CRM y marketing
Una fuente importante de datos desordenados es la falta de integración perfecta entre sistemas. Los equipos de Marketing pueden utilizar varias plataformas, como un proveedor de servicios de correo electrónico, un programador de redes sociales o una herramienta de seminarios web, mientras que los de ventas confían en el CRM. Cada sistema recopila información valiosa, pero si no están conectados, los datos importantes pueden permanecer aislados o ser incoherentes.
"Según MarTech.orgla estimación más reciente de 2024 es que hay unas 14.106 herramientas de marketing disponibles. Mientras tanto, WebFX descubrió que la empresa media utiliza 91 servicios diferentes marketing en la nube, y el 44% de los profesionales del marketing confían en más de cinco herramientas en su pila de martech. No Itde extrañar que los datos se desordenen tan rápidamente. Se extrae información de múltiples canales y plataformas, y sin una integración adecuada, se acaba teniendo una pesadilla de datos". - Thomas Sonneveld
¿Por qué iPaaS?
Una plataforma de integración como servicioiPaaS) puede ayudar a unificar estos sistemas dispares:
- Escalabilidad: A medida que crece su volumen de datos, un iPaaS puede manejar una complejidad cada vez mayor sin una extensa codificación personalizada.
- Facilidad de mantenimiento: Dependes menos de desarrolladores especializados que construyeron una integración personalizada única.
- Coherencia en el flujo de datos: La lógica automatizada garantiza que los datos estén siempre sincronizados, lo que reduce los errores manuales.
- Implantaciones más rápidas: Los conectores predefinidos para los CRM más popularesSalesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics) y las herramientas de marketing le permiten conectar y utilizar rápidamente.
Nota sobre los escollos de la migración
Al migrar datos, por ejemplo, de Salesforce a HubSpot, itfácil perder el contexto si las notas o los campos no se asignan correctamente. Esto puede paralizar a los equipos de ventas que dependen de la información histórica para establecer relaciones y cerrar acuerdos. Un iPaaS puede gestionar estas migraciones de forma más fiable proporcionando un marco visual para asignar campos y realizar un seguimiento de los errores antes de que causen pérdidas de ingresos.
Reflexiones finales
Los datos desordenados no son sólo un inconveniente; ituna seria amenaza para el crecimiento de sus ingresos, la experiencia del cliente y la reputación de su marca. Si da prioridad a la higiene de los datos, aprovecha las integraciones adecuadas (incluidas las soluciones iPaaS ) y fomenta una auténtica alineación entre marketing y ventas, podrá transformar su CRM de un cementerio de datos en un centro neurálgico de información sobre los clientes.
Sin embargo, para muchas organizaciones, su herramienta de automatización de marketing no es la única fuente ideal de la verdad, una razón crucial por la que las integraciones sólidas y los procesos claros son esenciales. La recompensa es inmensa: conversiones más rápidas, marketing más personalizado y mayor valor del ciclo de vida del cliente. Y lo que es más importante, tendrá una organización en la que las ventas y marketing actuarán realmente como un equipo cohesionado, impulsando un crecimiento sostenible y ofreciendo un valor real a sus clientes.
"Cuando los equipos de marketing y ventas comparten objetivos itles resulta mucho más fácil colaborar y compartir recursos de forma eficaz. Se convierten en una fuerza unificada que hace avanzar juntos a la empresa" -Thomas Sonneveld
Claves para una estrategia de futuro
- Aspirar a un enfoque unificado de los datos: Una única fuente de verdad, o sistemas bien sincronizados, garantiza que todos trabajen con la misma información.
- Adopte prácticas continuas de higiene de datos: Automatice siempre que sea posible, realice auditorías periódicas y solucione los problemas en su origen.
- Utilice iPaaS cuando proceda: Para ecosistemas complejos y con múltiples herramientas, un iPaaS puede proporcionar integraciones escalables y mantenibles.
- Alinee los equipos mediante objetivos compartidos: Asegúrese de que marketing y ventas persiguen los mismos resultados, como ingresos, velocidad de canalización o CLV.
- Planifique a largo plazo: Define una visión a 5 años para tu alineación de ventas y marketing , y luego it en pasos trimestrales.
Si adopta estas medidas, sentará unas bases sólidas para el éxito presente y futuro, garantizando que sus datos, sus equipos y su tecnología funcionen al unísono.
