Integración de los sistemas de educación superior con una iPaaS
Introducción
Cuando se trata de instituciones de educación superior (IES), has oído hablar del pase de estudiante, el pase de atención médica, el pase de transporte, el pase de biblioteca, etc. Pero, ¿has oído hablar alguna vez de la iPaaS? Alerta de spoiler: no tiene nada que ver con los pases antes mencionados. Más bien, tiene más que ver con el laberinto más grande y complejo de sistemas y procesos que los institutos de educación superior (IES) tienen que racionalizar para funcionar de manera efectiva. Las IES tienen muchos departamentos y sistemas dispares que se ocupan de las admisiones, la gestión de la ayuda financiera, el seguimiento del rendimiento de los estudiantes y otros procesos administrativos. Todos estos funcionan en silos y requieren integraciones fluidas y una gestión de datos eficiente. ¡Y ahí es donde entra en juego la iPaaS!
El secreto eludir La complejidad que implica cerrar la brecha entre todos los sistemas y departamentos de las instituciones de educación superior es una solución de próxima generación llamada iPaaS.
La iPaaS (plataforma de integración como servicio) de Alumio es una solución de middleware basada en API y nativa de la nube que las instituciones de educación superior modernas pueden utilizar para integrar el software, los sistemas internos, las aplicaciones y las fuentes de datos más recientes para gestionar los procesos académicos y administrativos integrales. Este documento técnico explora cómo las instituciones de educación superior pueden utilizar la iPaaS de Alumio para agilice el intercambio de datos en tiempo real entre todos los sistemas HEI, reduzca los errores y las duplicaciones con la sincronización, facilite la comprensión de los datos y, lo que es más importante, garantice el cumplimiento de la seguridad y la privacidad.
La necesidad de una solución de integración de sistemas en la educación superior
Conectar los sistemas educativos y los datos en la era digital
En el panorama educativo contemporáneo, las instituciones de educación superior (IES) emprenden cada vez más iniciativas de transformación digital para satisfacer las demandas cambiantes de los estudiantes, los educadores y la comunidad en general. La reciente pandemia de la COVID-19 no hizo más que acelerar esta necesidad de digitalizar los sistemas educativos y permitir el intercambio de datos en tiempo real entre ellos. Por lo tanto, a medida que el ámbito digital se entrelaza gradualmente con el mundo de la educación superior, las universidades y colegios se enfrentan al desafío de gestionar sistemas de datos complejos, múltiples canales de comunicación y una plétora de flujos de trabajo.
Investigación EDUCAUSE muestra que el 13% de los colegios y universidades se dedican a la transformación digital en la actualidad, mientras que otro 70% aún está desarrollando una estrategia o se encuentra en la fase exploratoria.
Las instituciones modernas de educación superior se basan en una miríada de aplicaciones, que van desde sistemas de gestión de estudiantes y plataformas de aprendizaje electrónico hasta bases de datos financieras y herramientas de comunicación. Sin una integración adecuada, estos sistemas suelen funcionar de forma aislada, lo que genera silos de datos, ineficiencias y una experiencia inconexa tanto para los estudiantes como para el personal.
El método tradicional para conectar todos los sistemas y fuentes de datos de HEI implica que equipos de TI enteros se dediquen a crear integraciones puntuales con código personalizado, lo que es caro, lento y difícil de mantener. Estas integraciones de código personalizado son insuficientes en términos de intercambio de datos en tiempo real, sincronización y escalabilidad, y se convierten en una malla de código y datos cada vez más desconectada y entrelazada con cada nuevo sistema, proceso o fuente de datos que se integra. Este enorme obstáculo para la integración es lo que ha llevado a organizaciones de todos los sectores a descubrir soluciones como la «plataforma de integración como servicio (iPaaS)» de Alumio.
Diseñada para ayudar a las organizaciones a evitar los costos y las molestias de crear su propia solución de integración de sistemas, la iPaaS (plataforma de integración como servicio) de Alumio proporciona una solución de integración nativa de la nube lista para usar que puede comenzar a conectar instantáneamente todos sus sistemas y fuentes de datos dispares. Y lo que es más importante, la plataforma de integración de Alumio proporciona a las IES la flexibilidad de conectar nuevos sistemas y flujos de datos ilimitados de forma escalable a medida que continúan expandiéndose.
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Digitalización e integración de la educación superior con la iPaaS
Presentamos el poder de la conectividad y la automatización digital
¿Qué es el iPaaS Alumio?
Alumio iPaaS es una plataforma de integración de bajo código nativa de la nube que ayuda a conectar múltiples sistemas, aplicaciones y fuentes de datos en entornos locales y en la nube. Proporciona una interfaz web fácil de usar para desarrollar, gobernar y orquestar integraciones con sistemas nuevos y existentes sin código personalizado. Esto hace que la integración sea lo suficientemente simple como para que incluso los que no son desarrolladores, los usuarios empresariales y los gerentes de proyectos colaboren con los desarrolladores para crear, administrar y modificar los flujos de datos y permitir la automatización de procesos entre los sistemas integrados.
La iPaaS de Alumio también ofrece un espacio en la nube escalable y seguro para centralizar todos sus datos e integraciones conectados. Como solución basada en API, permite el intercambio y la sincronización de datos en tiempo real entre todos los sistemas conectados, y también proporciona funciones de integración avanzadas y fáciles de usar para los desarrolladores para transformar los datos de manera flexible, crear y programar flujos de trabajo y automatizar las alertas de monitoreo para detectar errores de integración o inconsistencias en los datos.
En pocas palabras: la iPaaS actúa como un puente entre todos los sistemas de una organización, lo que permite el intercambio de datos en tiempo real y la colaboración entre los departamentos.
Los beneficios de la iPaaS para las instituciones de educación superior (IES)
Imagine que un estudiante se inscribe en un curso y que su información esté disponible al instante en todos los sistemas de la universidad, desde la inscripción hasta la asistencia al aula y la calificación. La iPaaS de Alumio lo hace posible al permitir la integración y la sincronización de datos en tiempo real, eliminar los errores de entrada manual de datos y reducir los cuellos de botella administrativos.
Vamos a extrapolar estas características de la iPaaS de Alumio para descubrir las ventajas que proporciona a las IES:
1. Optimización de los sistemas de datos complejos: eliminación de los silos de datos
Los institutos de educación superior a menudo implementan múltiples soluciones de software, aplicaciones y sistemas empresariales en silos, dispersos en todos los departamentos. Por ejemplo, podría haber un sistema para el registro de estudiantes, otro para la gestión de los cursos, otro para las finanzas y las operaciones, etc.
La iPaaS de Alumio ayuda a integrar rápidamente estos sistemas dispares, lo que facilita el intercambio de datos en tiempo real entre ellos. Además, proporciona funciones de integración avanzadas para crear flujos de trabajo que automaticen los procesos entre todos estos sistemas integrados. Esto reduce significativamente la necesidad de introducir datos manualmente, minimiza los errores y promueve la eficiencia de los procesos.
2. Mejorar la experiencia de los estudiantes: habilitar la sincronización de datos
Existe una gran demanda de instituciones de educación superior para permitir el acceso a la información en tiempo real. Ya se trate de calificaciones, cambios de horario o noticias del campus, los estudiantes de hoy son nativos digitales y esperan disponer de datos en tiempo real.
Con la iPaaS de Alumio, las IES pueden garantizar que cualquier cambio en un sistema se refleje instantáneamente en todos los sistemas integrados. Esta sincronización inmediata de datos mejora la experiencia del estudiante al ofrecer información precisa y oportuna.
3. Facilitar la investigación: información sobre datos en tiempo real
Cuando se trata de recibir información de todas las instituciones, la investigación a menudo se ocupa de diversos tipos de datos procedentes de diferentes fuentes y departamentos, como laboratorios, bibliotecas, instituciones financieras e instituciones externas.
Al centralizar todos los datos de los sistemas integrados en una plataforma, Alumio iPaaS ayuda a las instituciones a consolidar y procesar estos datos. Desde el seguimiento del rendimiento de los estudiantes hasta la asignación de recursos y los resúmenes financieros, la iPaaS de Alumio ayuda a obtener información significativa de estas múltiples fuentes de datos para poder tomar decisiones estratégicas informadas en el futuro.
4. Optimización de costos del gasto en TI: integraciones basadas en la nube
Los métodos de integración tradicionales implican una importante inversión en TI, tanto en términos de infraestructura, mano de obra y solución de problemas. También suele implicar que las instituciones tengan que gestionar sus integraciones y datos de forma local, lo que aumenta los costes de mantenimiento e implementación.
Al ser una solución nativa de la nube, Alumio iPaaS elimina la necesidad de realizar grandes inversiones en infraestructura. Al automatizar la supervisión y el registro, permite la detección de errores en tiempo real y reduce los costos de solución de problemas. Además, reduce la dependencia del personal de TI para las tareas de integración diarias, proporcionando una interfaz fácil de usar que incluso los desarrolladores jóvenes o los gerentes de proyectos pueden usar para administrar las integraciones. El iPaaS de Alumio también proporciona conectores que ayudan a acelerar significativamente las integraciones de sistemas sin necesidad de códigos personalizados ni de realizar muchos ajustes. Y todo esto se traduce en enormes ahorros de costos.
5. Permitir la integración, la escalabilidad y la flexibilidad
A medida que las instituciones crecen y evolucionan, sus necesidades de administración de datos cambian. Los métodos de integración tradicionales pueden ser rígidos y es posible que no se adapten bien al cambio. Cada vez que es necesario integrar un nuevo sistema con código personalizado o mediante complementos, equivale a iniciar el proceso de creación de integraciones desde cero, y resulta más difícil garantizar un intercambio de datos fluido entre todos los sistemas.
La iPaaS de Alumio es escalable por naturaleza y permite a las instituciones aumentar sus cargas de datos a medida que crecen de manera flexible. También les permite agregar o intercambiar libremente sistemas integrados sin perder la integridad de los datos ni revisar la infraestructura. En este sentido, proporciona a las instituciones una plataforma central para construir ecosistemas integrados y preparados para el futuro.
6. Mejora de la seguridad y el cumplimiento
Las instituciones de educación superior, sin duda, manejan una gran cantidad de datos confidenciales, incluida la información de los estudiantes, los detalles financieros y los datos de investigación. Por lo tanto, es fundamental integrar todos sus sistemas y fuentes de datos para garantizar una seguridad de los datos óptima y el cumplimiento de la legislación sobre privacidad.
Al ser nativo de la nube, el iPaaS de Alumio aprovecha el poder de la tecnología de microservicios en clúster, lo que permite un rendimiento, una escalabilidad y una seguridad de datos excepcionales. Al permitir el aislamiento basado en microservicios, la plataforma de integración ofrece mayores ventajas de seguridad, como reducir la superficie de ataque, mejorar la resiliencia de los datos, permitir configuraciones de seguridad personalizables y garantizar el cumplimiento normativo. Por ello, la arquitectura de la plataforma de integración nativa de la nube Alumio está diseñada para garantizar la continuidad operativa incluso ante eventos inesperados, como fallos de hardware, fallos de software o ciberataques.
Y lo que es más importante, Alumio ayuda a las instituciones de educación superior a cumplir con legislaciones de privacidad cruciales como el GDPR, SOC2, CCPA, FERPA, HIPAA y más, lo que implica que proporcionen la forma en que rastrean y administran los datos de los clientes en cada paso del proceso. El incumplimiento de estas normas de privacidad de datos puede suponer para las instituciones multas cuantiosas. Por ejemplo, las empresas que no cumplan con el GDPR pueden recibir una multa de hasta 20 millones de euros o el 4% de su facturación mundial anual total (lo que sea mayor).
Según un Informe de experiencia digital de 2022, el sesenta y siete por ciento de los estudiantes espera que las experiencias digitales de su universidad sean tan buenas como las de Facebook, Amazon o Netflix. Además, el 50% de los estudiantes afirma que la calidad de la experiencia digital de la universidad fue un factor clave a la hora de elegir una universidad».
El impacto transformador de la iPaaS en la educación superior
¿Cómo se compara la iPaaS con las soluciones ESB?
En comparación con los ESB, la iPaaS es una plataforma basada en la nube que utiliza una arquitectura relativamente ligera y no necesita ninguna instalación local. Si bien tanto los ESB como el iPaaS se especializan en la integración de sistemas antiguos, el iPaaS puede conectarse de manera flexible con muchas más fuentes de datos, aplicaciones en la nube y SaaS grandes o pequeñas, tanto en entornos locales como en la nube.
Si bien los ESB implementan una arquitectura de mensajería compleja para conectar las aplicaciones, la iPaaS adopta un enfoque centrado en las API. Esto ayuda a las iPaaS a crear integraciones más rápidas y flexibles, que pueden modificarse fácilmente o transformarse los datos, sin perder la integridad de los datos ni la continuidad empresarial.
Además, como se indicó anteriormente, un ESB debe ser operado por personal de TI experimentado que esté cuidadosamente educado y capacitado para implementarlo. Por el contrario, la iPaaS proporciona una interfaz web basada en la nube en la que tanto los desarrolladores como los usuarios ciudadanos (directores de tecnología, directores de proyectos, desarrolladores junior) pueden colaborar de forma remota para desarrollar, gestionar y organizar las integraciones.
1. Racionalización de los procesos administrativos
Desde las admisiones hasta la gestión de la ayuda financiera, la iPaaS de Alumio simplifica las tareas administrativas al automatizar los flujos de trabajo. Esto significa menos papeleo y más tiempo para que el personal se concentre en las iniciativas estratégicas.
2. Experiencia estudiantil mejorada
Con Alumio iPaaS, las universidades pueden ofrecer un recorrido de aprendizaje personalizado. Los estudiantes pueden acceder a los recursos, las tareas y las calificaciones sin problemas a través de plataformas integradas, lo que fomenta la participación y el éxito.
3. Facilitar la colaboración cruzada
En el mundo académico, la colaboración impulsa la innovación. La iPaaS de Alumio ayuda a eliminar los silos de datos y permite que los diferentes departamentos compartan información sin esfuerzo. Esto fomenta que los proyectos de investigación y las iniciativas interdisciplinarias puedan prosperar.
4. Integración de las últimas aplicaciones SaaS y en la nube
Con el iPaaS de Alumio, las HEI pueden integrar sus sistemas internos con dos o varias aplicaciones SaaS o en la nube. Por ejemplo, al integrar una aplicación de CRM o un sistema de automatización del marketing, las instituciones de educación superior pueden simplificar toda la información sobre los estudiantes y automatizar el apoyo a los estudiantes, la programación de los correos electrónicos de las universidades y el envío de otro material promocional.
... El 66% de las empresas invertirá en plataformas de integración para abordar los desafíos de integración y automatización de datos; otro 27% ya lo ha hecho...»
Conclusión
Las instituciones de educación superior (IES) pueden implementar Alumio iPaaS como una tecnología fundamental preparada para el futuro para respaldar todas las iniciativas y estrategias de transformación digital actuales y futuras. También funciona como una fuente única de información confiable, ya que proporciona funciones sólidas de administración de datos y garantiza la seguridad y el cumplimiento de los datos.
El futuro de la educación superior es integrador, adaptativo y basado en datos. Por lo tanto, la adopción de la iPaaS en la educación superior es más que una simple tendencia tecnológica; es un movimiento estratégico que aborda los complejos desafíos de las operaciones educativas modernas. Al aprovechar la potencia de la iPaaS, las universidades y facultades pueden mejorar la eficiencia administrativa, fomentar la innovación y ofrecer a los estudiantes un ecosistema educativo preparado para el futuro.
