Qué es un bot de RPA: descubra los beneficios empresariales

Descubra los bots de RPA y sus ventajas de automatización empresarial

Si bien la Industria 4.0 tiene que ver con la realización de la transformación digital, las empresas ya están haciendo la transición a la próxima revolución industrial, que prevé que los humanos trabajen junto a robots, máquinas inteligentes y robots impulsados por inteligencia artificial para automatizar los procesos de trabajo. La automatización robótica de procesos (RPA) es una nube clave tendencia de integración que ha surgido a la vanguardia de esta revolución digital.

¿Qué es la RPA?

La RPA (automatización robótica de procesos) implica crear, implementar y administrar robots de software o bots RPA para llevar a cabo una automatización empresarial avanzada mediante la realización de tareas manuales repetitivas en las que los trabajadores humanos pierden tiempo realizando. Imagine tener asistentes digitales incansables que puedan imitar sus acciones: copiar y pegar datos, navegar entre aplicaciones y ejecutar tareas sin problemas.

Al registrar sus acciones y traducirlas en un guion digital, los bots de RPA automatizan los procesos manuales de gran volumen con una velocidad y precisión inigualables. Por lo tanto, para entender cómo funciona la RPA, es importante entender cómo funcionan en conjunto la RPA y los bots.

¿Qué es un bot de RPA?

Un bot RPA o robot de automatización robótica de procesos es un robot de software diseñado para imitar las acciones humanas para completar tareas repetitivas y basadas en reglas en varias aplicaciones y sistemas. Desde el procesamiento de transacciones y la entrada de datos hasta el envío de correos electrónicos y el procesamiento de facturas, las empresas utilizan los bots de RPA para ejecutar una miríada de actividades en múltiples aplicaciones y sistemas sin intervención humana.

No deben confundirse con los robots físicos, los robots de RPA son trabajadores puramente digitales que están diseñados para ayudar a los trabajadores humanos mediante la ejecución de una automatización «orientada a las tareas».

¿Qué procesos empresariales ayudan a automatizar los bots de RPA?

Los bots de RPA ofrecen una solución versátil para automatizar una amplia gama de tareas en diferentes departamentos y funciones dentro de las organizaciones. Esto incluye tareas críticas manuales y repetitivas, como:

1. Entrada y migración de datos: Los bots de RPA pueden extraer datos de manera eficiente de varias fuentes, como hojas de cálculo, bases de datos y formularios web, e ingresarlos en sistemas o bases de datos designados. También pueden migrar datos entre diferentes aplicaciones o plataformas sin problemas.
2. Procesamiento de facturas: Los bots de RPA agilizan el procesamiento de las facturas al extraer la información relevante de las facturas, como los detalles del proveedor, los números de factura y los importes, e introducir automáticamente estos datos en los sistemas de contabilidad o ERP.
3. Generación de informes: Los bots de RPA pueden generar informes recopilando datos de varias fuentes, formateándolos de acuerdo con plantillas de documentos o paneles predefinidas y distribuyendo los informes a las partes interesadas pertinentes por correo electrónico u otros canales.
4. Incorporación de clientes y cumplimiento de KYC: Los bots de RPA ayudan en los procesos de incorporación de clientes al recopilar y verificar la información de los clientes, realizar verificaciones de antecedentes y garantizar el cumplimiento de las normas de Conozca a su cliente (KYC).
5. Procesamiento y cumplimiento de pedidos: Los bots de RPA automatizan las tareas de procesamiento de pedidos recuperando los pedidos de plataformas de comercio electrónico o sistemas internos, validando los detalles de los pedidos, actualizando los registros de inventario e iniciando los procesos de cumplimiento.
6. Gestión de recursos humanos y empleados: Los bots de RPA facilitan las tareas de recursos humanos, como la incorporación de empleados, el procesamiento de nóminas, la gestión de licencias y las revisiones del desempeño. Automatizan los procesos rutinarios de recursos humanos, lo que reduce la sobrecarga administrativa y garantiza la precisión en la gestión de los datos de los empleados.
7. Operaciones y soporte de TI: Los bots de RPA ayudan en las operaciones de TI al automatizar las tareas rutinarias, como la supervisión del sistema, el restablecimiento de contraseñas, las instalaciones de software y la solución de problemas. También pueden atender las consultas del servicio de asistencia, escalar los problemas según sea necesario y brindar soporte a los usuarios finales.
8. Supervisión del cumplimiento: Los bots de RPA desempeñan un papel crucial en la supervisión del cumplimiento mediante la supervisión continua de las transacciones, la detección de anomalías o excepciones y la generación de pistas de auditoría con fines de elaboración de informes reglamentarios. Esto garantiza el cumplimiento de las normativas y políticas internas del sector.

Los beneficios empresariales del uso de bots de RPA para la automatización de procesos

Los robots de RPA son trabajadores incansables, capaces de realizar tareas repetitivas críticas para la empresa las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y reducir el tiempo de los empleados dedicado a las tareas, lo que les permite centrarse en actividades de mayor valor que requieren pensamiento crítico y creatividad. Por ello, los bots de RPA ofrecen varios beneficios empresariales:

1. Precisión y calidad mejoradas
   El error humano es un aspecto inevitable de los procesos manuales. Los bots de RPA, programados para seguir reglas predefinidas, eliminan este riesgo y garantizan resultados consistentes y precisos en todo momento.
2. Ahorro de costos y operaciones optimizadas
   Al automatizar las tareas, las empresas pueden reducir la necesidad de personal adicional para las tareas repetitivas, lo que reduce considerablemente los costos operativos. Esto mejora la eficiencia operativa y tiene un impacto positivo en los resultados finales.
3. Ejecución de procesos más rápida
   Los bots de RPA pueden ejecutar tareas a un ritmo mucho más rápido en comparación con los humanos, lo que reduce los tiempos de procesamiento y entrega. Esto permite a las organizaciones responder con rapidez a las demandas de los clientes.‍
4. Experiencia de cliente mejorada
   Al automatizar tareas como los pedidos, las consultas de los clientes y la resolución de quejas, los bots de RPA mejoran la experiencia general del cliente al proporcionar tiempos de respuesta más rápidos y un servicio personalizado.
5. ‍Cumplimiento automatizado
   Los bots de RPA pueden agilizar el cumplimiento mediante la automatización de las tareas relacionadas con la recopilación de datos, la generación de informes y el mantenimiento de registros, lo que garantiza la precisión y el cumplimiento de los estándares de cumplimiento de datos de la industria.

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¿Cómo funciona un bot de RPA?

La belleza de la RPA reside en su capacidad para aprender y adaptarse a diferentes escenarios, aunque dentro de las limitaciones de las reglas y protocolos predefinidos. Por ello, los bots de RPA pueden realizar tareas en función de un cronograma o de desencadenantes predefinidos específicos, y funcionan trazando un flujo de trabajo con las tareas que se van a realizar. Estas tareas incluyen scripts o comandos que los bots siguen e interactúan con los datos y las aplicaciones a través de las interfaces de usuario.

He aquí un análisis más detallado de cómo funciona un bot de RPA como asistente virtual:

1. Identificación de tareas: Los bots de RPA comienzan por identificar las tareas repetitivas y basadas en reglas adecuadas para la automatización, como la entrada de datos, la copia y pegado de datos, la transferencia de datos, etc.
2. Mapeo de procesos: Los desarrolladores de RPA planifican paso a paso los procesos necesarios para completar las tareas. Esto incluye definir las entradas, las acciones, los puntos de decisión y los resultados.
3. Creación de bots: Esto implica configurar los bots para que funcionen según los guiones digitales e interactúen con botones, menús, campos de texto y otros elementos como lo haría un usuario humano.
4. Interacción de datos: Los bots de RPA utilizan técnicas como el raspado de pantalla, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y las API para interactuar con los datos dentro de las aplicaciones. Pueden extraer información de documentos, bases de datos, sitios web y otras fuentes, según sea necesario.
5. Ejecución de tareas: Una vez configurados, los bots de RPA ejecutan las tareas de acuerdo con las instrucciones predefinidas. Pueden iniciar sesión en los sistemas, navegar por las interfaces, introducir datos, realizar cálculos, validar información y ejecutar comandos según sea necesario.
6. Gestión de errores: Los bots de RPA están equipados con mecanismos de gestión de errores que les permiten detectar errores, registrarlos para su revisión y tomar medidas para mitigar el problema reintentando la tarea o notificando a un operador.
7. Integración y orquestación: Los bots de RPA se pueden integrar con otras aplicaciones para automatizar los procesos empresariales de principio a fin. Pueden organizar los flujos de trabajo, activar acciones en función de condiciones predefinidas e interactuar con sistemas externos mediante API o protocolos de mensajería.

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Libere la eficiencia empresarial con los bots de RPA

En conclusión, los bots de RPA ofrecen una solución atractiva para las empresas que buscan optimizar las operaciones, aumentar la eficiencia y empoderar a su fuerza laboral. Al automatizar las tareas repetitivas, los bots de RPA pueden ayudar a sortear normativas complejas, gestionar grandes volúmenes de datos y evitar que sus equipos se estanquen al realizar trabajos repetitivos.

Uno de los principales beneficios de adoptar tecnologías como los bots de RPA es que implica hacer que las empresas avancen en la dirección de las tecnologías del futuro, que incluyen la robótica inteligente, la inteligencia artificial y la automatización. Además de agilizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia empresarial, la incorporación de los bots de RPA a la fuerza laboral permite a las organizaciones centrarse en iniciativas estratégicas, impulsar el crecimiento y mantenerse a la vanguardia en un panorama digital en rápida evolución.