Vad är datasilos?
"Kort sagt är datasilos isolerade datamängder som lagras i separata system eller avdelningar och som förhindrar effektiv informationsdelning och integration inom en organisation. Jag beskriver ofta datasilos som öar omgivna av vatten, där var och en innehåller värdefulla resurser men är avskurna från varandra och fastlandet, vilket försvårar samarbete och åtkomst. Integrationer fungerar i sin tur som broar som förbinder dessa öar med fastlandet och varandra, vilket möjliggör informationsflödet."
Baserat på din erfarenhet, vad är den främsta orsaken till datasilos? Hur bildas de vanligtvis?
"Datasilos uppstår vanligtvis när avdelningar arbetar självständigt och använder sina egna specialiserade system som saknar integration med rest av organisationen. Detta kan hända när det inte finns någon enhetlig strategi för hur data ska flöda genom organisationen eller när team förlitar sig på föråldrade legacy systems. Itär också vanligt när företag växer snabbt eller går igenom fusioner och förvärv, och de olika systemen helt enkelt inte passar ihop. Utan ett medvetet arbete för att förena systemen och uppmuntra teamen att dela och samarbeta stannar data kvar i isolerade system och bildar silos som gör it svårare för alla att arbeta effektivt och fatta bra beslut.
Jag tycker också att itär viktigt att notera att det underliggande problemet är att organisationer inte är medvetna om den enorma inverkan som datasilos kan ha inom deras organisation, så de investerar inte tillräckligt med tid och resurser i att hantera eller förebygga detta problem. Datasilos är inte bara ett tekniskt problem, utan också ett organisatoriskt."
Är datasilos bara ett internt problem, eller kan de också uppstå när man har att göra med externa leverantörer?
"Inom e-handeln bidrar externa leverantörer ofta till att skapa datasilos genom att använda sina egna separata system som CRM, ERP eller lagerhanteringsverktyg som inte enkelt kan integreras med organisationens interna system. Dessa externa system kan begränsa informationsflödet genom att endast tillåta att vissa data delas inom specifika processer eller arbetsflöden snarare än att ge en helhetsbild av hela verksamheten. En leverantörs ERP kanske till exempel bara delar orderinformation med e-handelsplattformen men inte med marketing eller kundtjänstteamen, vilket gör att de inte får tillgång till aktuell information. Resultatet blir att varje avdelning arbetar med ofullständiga eller föråldrade data, vilket skapar silos som gör it svårare för teamen att samarbeta och fatta välgrundade beslut baserade på en helhetsbild."
Är kunderna medvetna om sina underliggande datautmaningar när de kontaktar Factor Blue, eller upptäcker de ofta nya problem under dina diskussioner med dem?
"För det mesta är de redan medvetna om sina datautmaningar när de kontaktar oss. De vänder sig inte till Factor Blue om de inte söker en lösning. En del av vår roll är dock att hjälpa till att öka medvetenheten om den större bilden. Ibland säger kunderna: "Vänta, är det här en datasilo? Är det det här som orsakar våra problem?"
Under mötena beskriver de ofta situationer som: "Vi behöver bearbeta tillverkningen, men fakturan finns här, orderdata finns där och vi skickar runt information manuellt, med data utspridda i olika system." Vad de beskriver är datasilos eftersom data är fragmenterade och isolerade på olika ställen.
Även om de kanske inte omedelbart känner igen termen "datasilo", kan de vanligtvis peka ut ett anslutningsproblem. De vet att något inte fungerar smidigt och de är ofta frustrerade över bristen på integration mellan systemen. Den verkliga utmaningen är att många kunder inte fullt ut inser riskerna med att ha data utspridda på det här sättet. It kan leda till inkonsekvenser, motstridig information och i slutändan dåligt beslutsfattande som kan påverka hela verksamheten."
Är datasilos mer problematiska i större eller mindre företag?
"Datasilos kan vara problematiska i både större och mindre företag, men de tenderar att vara mer utmanande i större organisationer eftersom det stora antalet avdelningar, system och datakällor ökar risken för fragmentering och gör det svårare it integrera allt. Detta gäller särskilt snabbväxande företag. Jag har stött på flera företag som upplevde en accelererad tillväxt mellan 2020 och 2023. När de skalade upp var de tvungna att införa olika system för olika avdelningar för att hålla jämna steg med de ökade beställningarna, kunddata och växande marketing . Till exempel använde marketing ett system, medan ekonomiavdelningen använde ett annat. Det här tillvägagångssättet ledde till en fragmenterad organisation: systemen var löst sammankopplade, men det fanns ingen enhetlig bild av hela verksamheten. Istället låg fokus på vad varje system kunde göra, snarare än på hur de kunde arbeta tillsammans för att ge en sammanhängande bild."
Hur kan företag ta itu med datasilos? Är it en engångsföreteelse eller ett kontinuerligt arbete?
"Att ta itu med datasilos och förhindra att de uppstår börjar med människor, inte teknik, och it är ett ständigt pågående arbete. Jag tror att många företag ser borttagandet av datasilor som ett engångsprojekt som de kan bocka av på sin att-göra-lista. De identifierar en silo och tänker: "Okej, vi fixar det här", och när projektet är slutfört antar de att problemet är löst. Men i själva verket är it en pågående process av anpassning och förbättring. it handlar inte bara om att koppla samman system för att eliminera silon, utan om att kontinuerligt justera hur organisationen hanterar data.
En stor del av detta är att se till att rätt metoder finns på plats så att människor inte frestas att kringgå systemet när de tycker att it är obekvämt. Även om det finns en tydlig process för datahantering kan medarbetarna, om de inte tror på it, skapa lösningar som i slutändan leder till att datasilos uppstår igen. Jag hade en kund som upplevde detta på nära håll: de kringgick systemet, vilket ledde till ett betydande dataproblem. Så ithandlar inte bara om att åtgärda datasilos och implementera teknik, utan också om att skapa en kultur och effektiva processer som förhindrar att nya silos uppstår med tiden."
Om du kunde ge företag ett viktigt råd för att hantera datasilos, vilket skulle då vara det första steget de borde ta?
Om jag fick ge företag ett enda råd skulle it vara att investera i en gedigen strategi för dataintegration redan från början. Se till att dina system och processer är inställda på att ansluta och kommunicera mellan avdelningar. Detta innebär att man måste implementera tekniker som API:er, en central datahubb eller en middleware som iPaaS för att koppla samman systemen på ett effektivt sätt. Men som jag nämnde tidigare är det lika viktigt att bygga upp en kultur av samarbete och öppenhet inom organisationen.
Fundera också på vem som är ansvarig för datafrågorna inom företaget. Finns det en särskild person eller ett särskilt team? Om inte, överväg att skapa en roll som Head of Data, särskilt om din organisation växer. Att ha någon som ansvarar för att övervaka data kan hjälpa till att säkerställa att strategin är konsekvent och att företaget inte faller i fällan med isolerade system igen."
Varför är it viktigt för organisationer att bryta ner datasilos och vilken bredare inverkan kan de ha på verksamheten, beslutsfattandet och efterlevnaden?
"Itär viktigt att veta var dina data finns, vad du kan göra med it och varför specifik information är viktig för din organisation. I slutändan handlar itom att använda data för att fatta strategiska beslut och utvinna värdefulla insikter. Tyvärr är det många organisationer som inte fullt ut utnyttjar denna potential. Ofta är avdelningarna isolerade, var och en fokuserad på sin egen "ö". Att bygga starka kopplingar mellan dessa öar, som vi diskuterade tidigare, leder dock till bättre samarbete, tydligare information och ett mer effektivt arbetssätt. Detta bidrar till att minska datasilos och säkerställer en smidigare verksamhet.
En annan viktig punkt är att datasilos också kan orsaka allvarliga problem med efterlevnad och styrning. När dina data är utspridda och isolerade blir it mycket svårare att uppfylla lagkrav, särskilt eftersom dessa regler utvecklas snabbt. Det gör din organisation mindre flexibel och ger extra driftskostnader eftersom mer tid går åt till att verifiera och hantera data."
Hur kan organisationer säkerställa en framgångsrik användning av data, och vilken roll spelar anpassningsförmåga, organisationskultur och AI för en effektiv datahantering?
"För att säkerställa att data används på ett framgångsrikt sätt måste organisationerna skapa förutsättningar som uppmuntrar alla att hantera it rätt sätt. Ithandlar inte bara om de verktyg du använder, som datahanteringssystem, utan också om att skapa en kultur där data värdesätts och där människor arbetar tillsammans för att hålla it korrekt och transparent. Anpassningsförmåga är verkligen viktigt här - inte bara i tekniken utan i hur hela företaget förhåller sig till data. I takt med att saker och ting förändras bör även sättet som teamen hanterar data på utvecklas.
AI kan definitivt hjälpa till med detta. it är inte bara ett modeord; det kan verkligen göra skillnad i hur data hanteras genom att automatisera många uppgifter, erbjuda värdefulla insikter och hjälpa människor att fatta bättre beslut snabbare. Genom att anamma AI kan organisationer förbättra sin datahantering, minska antalet misstag och få ut ännu mer av den information de har, vilket i slutändan leder till bättre resultat."
