Interview mit Judith Boers zur Prozessoptimierung bei Alumio

Was war dein erster Job?

Mein allererster Job war hinter einer Kasse und in den Umkleideräumen von Primark, was mir ziemlich gut gefallen hat. Ich denke, man könnte sagen, dass es ziemlich anders ist als das, was ich im Moment mache, aber ich glaube, es ist wichtig, einen Job zu haben, wenn man Student ist, da er einen in mehrfacher Hinsicht auf seine Zukunft vorbereitet, und es ist immer schön, nebenbei etwas Geld zu verdienen!

Was machst du bei Alumio?

Nun, ich bin jetzt Process Optimization Associate, aber ich war zuerst Assistentin der Geschäftsleitung. Die Tätigkeit als Assistentin der Geschäftsleitung hat mir geholfen, das Unternehmen und alle internen Prozesse, die es durchlaufen, sehr gut zu verstehen, da ich in vielen Besprechungen anwesend war und einen Einblick in wichtige Geschäftsabläufe aus erster Hand erhielt. Nachdem ich die Vor- und Nachteile von Alumio kennengelernt und verstanden hatte, begann ich, mich für Prozessoptimierung zu interessieren, da ich dachte, ich könnte mein Wissen einbringen, um die internen Abläufe des Unternehmens zu verbessern... Und der Rest ist Geschichte!

Was sind Ihre Hauptaufgaben?

Wie mein aktueller Titel schon sagt, besteht mein Hauptziel darin, Prozesse sowohl organisatorisch als auch abteilungsweit zu optimieren. Obwohl dies für manche trivial erscheinen mag, ist es entscheidend, sicherzustellen, dass Ihre Abläufe ordnungsgemäß funktionieren, um den Gesamterfolg des Unternehmens sicherzustellen. Wenn es eine Diskrepanz zwischen den Abteilungen oder sogar innerhalb einer Abteilung selbst gibt, besteht die Möglichkeit, dass die Abläufe keinen Mehrwert bieten und die Hauptursache für Zeit- und Ressourcenverschwendung sind. Mit anderen Worten, ich bin die „Effizienzpolizei“ und bemühe mich, all diese ineffizienten oder verschwenderischen internen Prozesse zu identifizieren und zu verbessern.

Was ist ein ineffizienter Prozess?

Ein ineffizienter Prozess kann viele verschiedene Formen annehmen, aber es handelt sich im Grunde genommen um einen Arbeitsablauf voller unnötiger Aktionen, die die Zeit der Mitarbeiter und infolgedessen die Ressourcen des Unternehmens verschwenden. Mein Ziel ist es, diese Muster zu identifizieren und sie in effiziente, gut funktionierende Arbeitsabläufe umzuwandeln, die sich positiv auf das gesamte Unternehmen auswirken.

Wie optimiert man einen ineffizienten Prozess?

Nun, ich muss zuerst herausfinden, welcher Prozess oder welche Prozesse verbessert werden müssen. Dazu sammle ich Daten mithilfe verschiedener Methoden wie Verhaltensanalysen, Mitarbeiterbefragungen, Interviews, Prozesskartierung und allgemeiner Beobachtung von Praktiken, um Muster und potenzielle Engpässe zu finden. Daher besteht ein großer Teil meiner täglichen Aktivitäten darin, all meine Forschungsergebnisse zu dokumentieren, um sie den relevanten Parteien zu präsentieren.

Sobald ich Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert habe, analysiere ich sie sorgfältig und entwickle einen optimierten Prozess, der keine der bisherigen Lücken, Redundanzen oder zeitaufwändigen Aufgaben aufweist, die die Effizienz beeinträchtigt haben. Anschließend bespreche ich meine Ergebnisse mit den Abteilungsleitern und setze sie um. Dabei achte ich darauf, dass ich sie im Auge behalte, um sicherzustellen, dass sie auch weiterhin reibungslos ablaufen.

Ich denke, es ist wichtig zu erkennen, dass die Aufgabe der Prozessoptimierung keine einmalige Sache ist, sondern eine kontinuierliche Anstrengung, und da sich das Unternehmen weiterentwickelt, ist es wichtig, die Prozesse ständig zu verfolgen und zu verbessern, da effizient Prozesse können werden erfolglos mit der Zeit.

Darüber hinaus funktionieren einige Prozesse zwar für sich genommen gut, aber im Gesamtbild möglicherweise nicht richtig. Daher ist es immer nützlich, die Kette von Maßnahmen, mit denen sie verknüpft sind, und die Auswirkungen zu berücksichtigen, die eine Änderung eines Prozesses in größerem Maßstab, d. h. auf andere Abteilungen, haben wird.

Welche Prozesse haben Sie bisher innerhalb des Unternehmens optimiert?

Als ich die Rolle des Process Optimization Associate übernahm, beschäftigte ich mich hauptsächlich mit Vertriebsprozessen und der Frage, wie ich sie verbessern könnte. Wie in vielen Abteilungen hat jeder Einzelne seine eigene Art, Dinge zu tun und Erfolge zu erzielen. Dies hängt mit der Tatsache zusammen, dass verschiedene Kundenbetreuer für unterschiedliche Regionen und Märkte tätig sind, sodass ihre Strategien und Methoden wahrscheinlich auf ihre eigene Kundenbasis zugeschnitten sein werden. Jeder Verkäufer befolgte jedoch in verschiedenen Phasen des Verkaufsprozesses sehr unterschiedliche Schritte, was sich als potenziell ineffiziente Arbeitsweise herausstellte.

Vor diesem Hintergrund habe ich mir eine klarere Struktur ausgedacht, die nach Ermessen jedes Vertriebsmitarbeiters etwas geändert werden könnte, aber die bis ins Mark effizient bleibt und unsere Vertriebsstrategie in der gesamten Abteilung vereinheitlicht. Unabhängig davon, ob Sie Ihre eigene Art haben, Dinge zu tun, ist Prozessautomatisierung immer der Schlüssel zu effizienterem Arbeiten!

Welche anderen Prozesse müssen Ihrer Meinung nach optimiert werden?

Wie bei jedem Unternehmen glaube ich, dass in Bezug auf die Prozessoptimierung noch viel zu tun ist. Wie bereits erwähnt, entwickeln sich die Prozesse Hand in Hand mit einem Unternehmen und müssen regelmäßig an den Reifegrad und die Komplexität des Unternehmens angepasst werden. Wenn ein Unternehmen wächst, entstehen immer mehr Prozesse, was automatisch das Risiko erhöht, dass es redundante und veraltete Prozesse gibt.

Als kleines Unternehmen ist es relativ einfach, einen klaren Überblick über unsere Prozesse zu haben und sie zu dokumentieren. Wenn wir jedoch mit der Geschwindigkeit weiterwachsen, mit der wir in den letzten Jahren gewachsen sind, zeichnen sich viele neue Prozesse ab, die optimiert werden müssen, und viele bestehende, die aktualisiert werden müssen. Der Übergang von einem Start-up zu einem Scale-up-Unternehmen ist sehr aufregend, aber wir müssen unsere Prozesse im Zaum halten, wenn wir weiterhin reibungslos funktionieren wollen. Das Hauptaugenmerk liegt jetzt darauf, uns auf die Zukunft vorzubereiten und sicherzustellen, dass wir unserem eigenen Wachstum nicht im Weg stehen.

Was ist der lohnendste Aspekt Ihres Jobs?

Ich glaube, der lohnendste Aspekt meiner Arbeit ist zu wissen, dass ich etwas bewegen und zum optimalen Funktionieren unseres Unternehmens beitragen kann. Es ist sehr bereichernd, die Prozesse zu finden, die verbessert werden können, und es motiviert mich jeden Tag aufs Neue. Selbst kleinste Anpassungen in unseren Prozessen können große Auswirkungen auf unseren Betrieb haben. Deshalb sollten wir jede Gelegenheit nutzen, um unsere Leistung zu verbessern.

Welchen Rat würden Sie jemandem geben, der sich für den Bereich Prozessoptimierung interessiert?

Obwohl die Abbildung der Prozesse in einem Unternehmen vor allem in einem großen Unternehmen wie ein großes Unterfangen erscheinen mag, sollten Sie immer bedenken, dass es sich um eine Frage von Versuch und Irrtum handelt. Das Wichtigste ist, eine solide Grundlage für die Organisation zu schaffen Haupt Prozesse und gehen Sie von dort aus Schritt für Schritt vor. Sie machen vielleicht nicht gleich beim ersten Mal alles richtig, aber wie das Motto der Prozessoptimierung lautet: „Es gibt immer Verbesserungspotenzial!“

Wie denkst du über deine bisherige Reise bei Alumio?

Ich finde, dass mein Weg bei Alumio sehr interessant war, und ich schätze es sehr, mich mit verschiedenen Abteilungen und Verantwortlichkeiten vertraut machen zu können. Ich denke, kleinere Unternehmen wie unseres haben den großen Vorteil, dass die Mitarbeiter mit dem Unternehmen wachsen und die perfekte Stelle für sie finden können. Ich mag die Flexibilität von Alumio sehr, wenn es um Jobrollen geht, und ich fühle mich sehr glücklich, dass ich die Freiheit und das Vertrauen erhalten habe, in meine ideale Rolle hineinwachsen zu können und zusammen mit meinen Kollegen den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.

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