Vad var ditt första jobb?
Mitt första jobb någonsin var bakom en kassaapparat och i provrummen på Primark, vilket jag tyckte ganska mycket om. Jag antar att man kan säga att itär ganska annorlunda mot vad jag gör just nu, men jag tror att det it viktigt att ha ett jobb när man är student eftersom it förbereder en för framtiden på flera sätt, och it alltid trevligt att tjäna lite pengar vid sidan av!
Vad gör du på Alumio?
Nu är jag Process Optimization Associate, men först var jag Executive Assistant. Att vara Executive Assistant hjälpte mig att få en mycket god förståelse för företaget och alla interna processer som löper genom it, eftersom jag var närvarande vid många möten och fick en förstahandsinblick i viktiga affärsverksamheter. När jag väl lärt känna och förstå hur Alumio fungerar blev jag intresserad av processoptimering eftersom jag trodde att jag kunde bidra med min kunskap för att förbättra företagets interna funktion... Och rest är historia!
Vilka är dina huvudsakliga arbetsuppgifter?
Som min nuvarande titel antyder är mitt huvudmål att optimera processer, både organisatoriska och avdelningsövergripande. Även om detta kan verka trivialt för vissa är det avgörande för företagets övergripande framgång att se till att verksamheten fungerar korrekt. Om det inte finns någon koppling mellan avdelningar eller till och med inom en avdelning är chansen stor att verksamheten inte tillför något värde och är den främsta orsaken till slöseri med tid och resurser. Med andra ord är jag "effektivitetspolisen" och strävar efter att identifiera och förbättra alla ineffektiva eller slösaktiga interna processer.
Vad är en ineffektiv process?
En ineffektiv process kan se ut på många olika sätt, men i grund och botten handlar it om ett arbetsflöde fyllt av onödiga åtgärder som slösar med medarbetarnas tid och därmed företagets resurser. Mitt mål är att identifiera dessa mönster och omvandla dem till effektiva och välfungerande arbetsflöden som har en positiv inverkan på hela organisationen.
Hur optimerar man en ineffektiv process?
Först måste jag identifiera vilken eller vilka processer som behöver förbättras. Det gör jag genom att samla in data med hjälp av olika metoder, till exempel beteendeanalys, medarbetarundersökningar, intervjuer, processkartläggning och övergripande observation av rutiner för att hitta mönster och potentiella flaskhalsar. En stor del av min dagliga verksamhet består därför av att dokumentera all min forskning och presentera it för berörda parter.
När jag har identifierat områden som kan förbättras analyserar jag dem noggrant och utvecklar en strömlinjeformad process som inte har några av de tidigare luckorna, överlappningarna eller tidskrävande uppgifterna som hindrade effektiviteten. Därefter diskuterar jag mina resultat med avdelningscheferna och implementerar dem, samtidigt som jag ser till att hålla ett öga på dem för att säkerställa att de fortsätter att fungera smidigt.
Jag tror att itär viktigt att inse att task med att optimera processer inte är en engångsföreteelse utan ett kontinuerligt arbete, och i takt med att organisationen utvecklas är it viktigt att fortsätta spåra och förbättra processerna eftersom effektiva processer kan bli ineffektiva med tiden.
Även om vissa processer kan fungera bra var för sig är det inte säkert att de fungerar som de ska i ett större sammanhang, så it är alltid bra att tänka på den åtgärdskedja som de är kopplade till och vilka effekter en förändring av en process får på en större skala, dvs. på andra avdelningar.
Vilka processer har du hittills optimerat inom företaget?
När jag tog mig an rollen som Process Optimization Associate var jag främst intresserad av försäljningsprocesser och hur jag kunde förbättra dem. Som it många andra avdelningar har varje individ sitt eget sätt att göra saker på och nå framgång. Detta hänger samman med att olika Account Executives arbetar med olika regioner och marknader, så deras strategier och metoder kommer sannolikt att vara skräddarsydda för deras egen leadbas. Varje säljare följde dock mycket olika steg i olika skeden av försäljningsprocessen, och detta framstod som ett potentiellt ineffektivt sätt att arbeta.
Därför tog jag fram en tydligare struktur som skulle kunna modifieras något efter varje säljares eget gottfinnande, men som ändå skulle vara effektiv i grunden och förena vår försäljningsstrategi på hela avdelningen. Oavsett om du har ditt eget sätt att göra saker på är processautomatisering alltid nyckeln till att arbeta mer effektivt!
Vilka andra processer anser du behöver optimeras?
Precis som för alla andra företag tror jag att det fortfarande finns mycket kvar att göra när det gäller processoptimering. Som tidigare nämnts utvecklas processerna i takt med företaget och måste regelbundet justeras för att passa organisationens mognadsgrad och komplexitet. I takt med att ett företag växer skapas fler processer, vilket automatiskt ökar risken för att processerna blir överflödiga och föråldrade.
Som ett litet företag är it relativt enkelt att ha en tydlig överblick över våra processer och dokumentera dem. Men om vi fortsätter att växa i samma takt som vi har gjort de senaste åren kommer det att dyka upp många nya processer som behöver effektiviseras och många befintliga som behöver uppdateras. Det är mycket spännande att gå från ett nystartat företag till en uppskalning, men vi måste hålla koll på våra processer om vi vill fortsätta att fungera smidigt. Huvudfokus nu är att förbereda oss för vad framtiden har att erbjuda och se till att vi inte står i vägen för vår egen tillväxt.
Vad är den mest givande aspekten av ditt jobb?
Jag tror att den mest givande aspekten av mitt jobb är att veta att jag kan göra skillnad och bidra till att vårt företag fungerar optimalt. Det är mycket givande att hitta de processer som kan förbättras, och it håller mig motiverad varje dag. Även de minsta justeringarna i våra processer kan ha en stor inverkan på vår verksamhet, så vi bör ta varje chans vi får att förbättra vår prestation.
Vilka råd skulle du ge till någon som är intresserad av processoptimering?
Även om det kan verka som ett stort åtagande att kartlägga processer i ett företag, särskilt i ett stort företag, bör du alltid komma ihåg att it är en fråga om att pröva sig fram. Det viktiga är att skapa en stark grund för organisationens huvudprocesser och sedan ta it steg för steg därifrån. Du kanske inte får allt rätt första gången, men som mottot för processoptimering lyder: "Det finns alltid utrymme för förbättringar!"
Hur tycker du att din resa på Alumio har varit så här långt?
Jag tycker att min resa på Alumio har varit väldigt intressant och jag uppskattar verkligen att jag har fått bekanta mig med olika avdelningar och ansvarsområden. Jag tror att mindre företag som vårt har den stora fördelen att anställda kan växa med företaget och upptäcka den perfekta rollen för dem. Jag gillar verkligen Alumio flexibilitet när det it arbetsroller och jag känner mig väldigt lyckligt lottad som har fått friheten och förtroendet att kunna växa in i min perfekta roll och tillföra maximalt värde till företaget tillsammans med mina kollegor.
