Interview met Judith Boers over procesoptimalisatie bij Alumio

Wat was je eerste baan?

Mijn allereerste baan was achter een kassa en in de paskamers van Primark, wat ik erg leuk vond. Ik denk dat je zou kunnen zeggen dat het nogal anders is dan wat ik op dit moment doe, maar ik vind het belangrijk om een baan te hebben als je student bent, omdat het je op verschillende manieren voorbereidt op je toekomst, en het is altijd leuk om daar wat geld bij te verdienen!

Wat doe je bij Alumio?

Nou, ik ben nu een Process Optimization Associate, maar ik was eerst een Executive Assistant. Als Executive Assistant kreeg ik een heel goed beeld van het bedrijf en alle interne processen die er doorheen lopen, omdat ik veel vergaderingen bijwoonde en uit de eerste hand inzicht kreeg in cruciale bedrijfsactiviteiten. Toen ik eenmaal de ins en outs van Alumio had leren kennen en begrijpen, raakte ik geïnteresseerd in procesoptimalisatie omdat ik dacht dat ik mijn kennis kon inbrengen om de interne werking van het bedrijf te verbeteren... En de rest is geschiedenis!

Wat zijn je belangrijkste verantwoordelijkheden voor je werk?

Zoals mijn huidige titel al doet vermoeden, is mijn belangrijkste doel het optimaliseren van processen, zowel organisatie- als afdelingsbreed. Hoewel dit voor sommigen misschien triviaal lijkt, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat uw activiteiten correct functioneren om het algehele succes van het bedrijf te verzekeren. Als er een kloof is tussen afdelingen of zelfs binnen een afdeling zelf, is de kans groot dat de activiteiten geen waarde toevoegen en de belangrijkste oorzaak zijn van verspilde tijd en middelen. Met andere woorden, ik ben de „efficiëntiepolitie” en streef ernaar al die inefficiënte of verspillende interne processen te identificeren en te verbeteren.

Wat is een inefficiënt proces?

Een inefficiënt proces kan veel verschillende vormen aannemen, maar het is in feite een workflow vol onnodige handelingen die de tijd van werknemers en, als gevolg daarvan, bedrijfsmiddelen verspillen. Mijn doel is om deze patronen te identificeren en ze om te zetten in efficiënte, goed functionerende workflows die een positieve impact hebben op de hele organisatie.

Hoe optimaliseer je een inefficiënt proces?

Nou, ik moet eerst identificeren welk proces of welke processen verbeterd moeten worden. Ik doe dit door gegevens te verzamelen via verschillende methoden, zoals gedragsanalyse, werknemersenquêtes, interviews, het in kaart brengen van processen en algemene observatie van praktijken om patronen en mogelijke knelpunten te vinden. Als zodanig bestaat een groot deel van mijn dagelijkse activiteiten uit het documenteren van al mijn onderzoek om het aan de relevante partijen te presenteren.

Zodra ik verbeterpunten heb geïdentificeerd, analyseer ik deze zorgvuldig en ontwikkel ik een gestroomlijnd proces dat geen van de vorige hiaten, redundanties of tijdrovende taken bevat die de efficiëntie in de weg stonden. Daarna bespreek ik mijn bevindingen met afdelingshoofden en implementeer ik ze, waarbij ik ze in de gaten hou om ervoor te zorgen dat ze soepel blijven werken.

Ik denk dat het belangrijk is om te beseffen dat het optimaliseren van processen niet eenmalig is, maar een voortdurende inspanning, en naarmate de organisatie evolueert, is het van vitaal belang om processen te blijven volgen en verbeteren sinds efficiënt processen kunnen worden inefficiënt met de tijd.

Bovendien kunnen sommige processen op zichzelf goed werken, maar in het grotere geheel werken ze mogelijk niet goed. Het is dus altijd nuttig om na te denken over de keten van acties waaraan ze gekoppeld zijn en welke effecten het veranderen van een proces op grotere schaal zal hebben, dat wil zeggen op andere afdelingen.

Welke processen heb je tot nu toe binnen het bedrijf geoptimaliseerd?

Toen ik de rol van Process Optimization Associate op me nam, was ik vooral bezig met verkoopprocessen en hoe ik deze kon verbeteren. Zoals op veel afdelingen gebeurt, heeft elk individu zijn eigen manier om dingen te doen en succes te behalen. Dit houdt verband met het feit dat verschillende accountmanagers zich richten op verschillende regio's en markten, dus hun strategieën en methodologie zullen waarschijnlijk worden afgestemd op hun eigen leadbase. Elke verkoper volgde echter heel verschillende stappen in verschillende fasen van het verkoopproces, en dit viel op als een potentieel inefficiënte manier van werken.

Met het oog hierop heb ik een duidelijkere structuur bedacht die naar eigen goeddunken enigszins kon worden aangepast, maar die tot in de kern efficiënt zou blijven en onze verkoopstrategie over de hele afdeling zou verenigen. Of je nu een eigen manier hebt om dingen te doen, procesautomatisering is altijd de sleutel tot efficiënter werken!

Welke andere processen moeten volgens u worden geoptimaliseerd?

Zoals bij elk bedrijf is er volgens mij nog veel werk aan de winkel op het gebied van procesoptimalisatie. Zoals eerder vermeld, evolueren processen hand in hand met een bedrijf en moeten ze regelmatig worden aangepast aan de mate van volwassenheid en complexiteit van de organisatie. Naarmate een bedrijf groeit, worden er meer processen gevormd, wat automatisch het risico op overbodige en verouderde processen vergroot.

Als klein bedrijf is het relatief eenvoudig om een duidelijk overzicht te hebben van onze processen en deze te documenteren. Als we echter blijven groeien met het tempo waarmee we de afgelopen jaren zijn gegroeid, zijn er veel opkomende processen in het verschiet die moeten worden gestroomlijnd en moeten veel bestaande processen worden bijgewerkt. De overgang van een start-up naar een scale-up is heel spannend, maar we moeten onze processen onder controle houden als we soepel willen blijven werken. De belangrijkste focus is nu om ons voor te bereiden op wat de toekomst in petto heeft en ervoor te zorgen dat we onze eigen groei niet in de weg staan.

Wat is het meest lonende aspect van je werk?

Ik denk dat het meest lonende aspect van mijn werk is te weten dat ik een verschil kan maken en kan bijdragen aan de optimale werking van ons bedrijf. Het is zeer de moeite waard om die processen te vinden die verbeterd kunnen worden, en het houdt me elke dag gemotiveerd. Zelfs de kleinste aanpassingen in onze processen kunnen een grote impact hebben op onze activiteiten, dus we moeten elke kans grijpen om onze prestaties te verbeteren.

Welk advies zou u geven aan iemand die geïnteresseerd is in procesoptimalisatie?

Hoewel het in kaart brengen van processen in een bedrijf een enorme onderneming lijkt, zeker in een groot bedrijf, moet je er altijd rekening mee houden dat het een kwestie van vallen en opstaan is. Het belangrijkste is om een sterke basis te leggen voor de belangrijkste verwerkt en voer het van daaruit stap voor stap uit. Misschien doe je niet meteen alles goed, maar zoals het motto van procesoptimalisatie luidt: „Er is altijd ruimte voor verbetering!”

Wat vind je tot nu toe van je reis bij Alumio?

Ik vind mijn reis bij Alumio erg interessant en ik waardeer het enorm dat ik de verschillende afdelingen en verantwoordelijkheden heb leren kennen. Ik denk dat kleinere bedrijven zoals de onze het grote voordeel hebben dat werknemers met het bedrijf kunnen meegroeien en de perfecte rol voor hen kunnen ontdekken. Ik hou echt van de flexibiliteit van Alumio als het gaat om functies, en ik voel me erg gelukkig dat ik de vrijheid en het vertrouwen heb gekregen om door te groeien naar mijn ideale rol en samen met mijn collega's het maximale uit het bedrijf te halen.

‍