Entrevista con Judith Boers sobre la optimización de procesos en Alumio

¿Cuál fue tu primer trabajo?

Mi primer trabajo fue detrás de una caja registradora y en los vestuarios de Primark, algo que disfruté bastante. Supongo que se podría decir que es bastante diferente de lo que hago ahora, pero creo que es importante tener un trabajo cuando eres estudiante, ya que te prepara para el futuro de varias maneras, ¡y siempre es bueno ganar algo de dinero extra!

¿Qué haces en Alumio?

Bueno, ahora soy asociado de optimización de procesos, pero primero fui asistente ejecutivo. Ser asistente ejecutiva me ayudó a conocer muy bien la empresa y todos los procesos internos que se llevan a cabo en ella, ya que estuve presente en muchas reuniones y pude ver de primera mano las operaciones comerciales cruciales. Una vez que conocí y comprendí los pormenores de Alumio, me interesé por la optimización de los procesos porque pensaba que podía aportar mis conocimientos para mejorar el funcionamiento interno de la empresa... ¡Y el resto es historia!

¿Cuáles son sus principales responsabilidades laborales?

Como sugiere mi título actual, mi objetivo principal es optimizar los procesos, tanto organizacionales como departamentales. Si bien esto puede parecer trivial para algunos, asegurarse de que sus operaciones funcionen correctamente es crucial para garantizar el éxito general de la empresa. Si hay una desconexión entre los departamentos o incluso dentro de un departamento en sí, es probable que las operaciones no agreguen ningún valor y sean la causa principal del desperdicio de tiempo y recursos. En otras palabras, soy la «policía de la eficiencia» y me esfuerzo por identificar y mejorar todos esos procesos internos ineficientes o derrochadores.

¿Qué es un proceso ineficiente?

Un proceso ineficiente puede adoptar muchas formas diferentes, pero básicamente se trata de un flujo de trabajo lleno de acciones innecesarias que hacen perder el tiempo de los empleados y, en consecuencia, los recursos de la empresa. Mi objetivo es identificar estos patrones y convertirlos en flujos de trabajo eficientes y que funcionen bien y que tengan un impacto positivo en toda la organización.

¿Cómo se optimiza un proceso ineficiente?

Bueno, primero tengo que identificar qué proceso o procesos necesitan mejoras. Para ello, recopilo datos a través de varios métodos, como el análisis del comportamiento, las encuestas a los empleados, las entrevistas, el mapeo de procesos y la observación general de las prácticas para encontrar patrones y posibles obstáculos. Por ello, una buena parte de mis actividades diarias consiste en documentar toda mi investigación para presentarla a las partes pertinentes.

Una vez que he identificado las áreas de mejora, las analizo cuidadosamente y desarrollo un proceso simplificado que no tiene ninguna de las brechas, redundancias o tareas que consumían mucho tiempo anteriores y que obstaculizaban la eficiencia. Posteriormente, analizo mis conclusiones con los jefes de departamento y las pongo en práctica, asegurándome de vigilarlas para garantizar que sigan funcionando sin problemas.

Creo que es importante darse cuenta de que la tarea de optimizar los procesos no es algo único sino un esfuerzo continuo y, a medida que la organización evoluciona, es vital seguir rastreando y mejorando los procesos desde eficiente los procesos pueden convertirse ineficiente con el tiempo.

Además, si bien algunos procesos pueden funcionar bien por sí solos, es posible que no funcionen correctamente en un panorama más amplio, por lo que siempre es útil tener en cuenta la cadena de acciones a la que están vinculados y los efectos que el cambio de un proceso tendrá a mayor escala, es decir, en otros departamentos.

¿Qué procesos ha optimizado hasta ahora dentro de la empresa?

Cuando asumí el cargo de asociado de optimización de procesos, me preocupaba principalmente por los procesos de ventas y por ver cómo podía mejorarlos. Como ocurre en muchos departamentos, cada persona tiene su propia manera de hacer las cosas y lograr el éxito. Esto está relacionado con el hecho de que los diferentes ejecutivos de cuentas trabajan en diferentes regiones y mercados, por lo que es probable que sus estrategias y metodología se adapten a su propia base de clientes potenciales. Sin embargo, cada vendedor siguió pasos muy diferentes en las diferentes etapas del proceso de venta, lo que se destacó por ser una forma de trabajar potencialmente ineficiente.

En vista de esto, ideé una estructura más clara que podría modificarse un poco según el criterio de cada vendedor, pero que seguiría siendo eficiente en su esencia y unificaría nuestra estrategia de ventas en todo el departamento. Independientemente de si tiene su propia forma de hacer las cosas, ¡la automatización de procesos es siempre la clave para trabajar de manera más eficiente!

¿Qué otros procesos cree que deben optimizarse?

Como es el caso de cualquier empresa, creo que aún queda mucho trabajo por hacer en lo que respecta a la optimización de los procesos. Como se mencionó anteriormente, los procesos evolucionan de la mano de una empresa y deben ajustarse periódicamente para adaptarse al nivel de madurez y complejidad de la organización. A medida que una empresa crece, se forman más procesos, lo que aumenta automáticamente el riesgo de tener procesos redundantes y anticuados.

Al ser una empresa pequeña, es relativamente fácil tener una visión general clara de nuestros procesos y documentarlos. Sin embargo, si seguimos creciendo al ritmo al que hemos estado creciendo durante los últimos dos años, hay muchos procesos emergentes en el horizonte que deberán racionalizarse y muchos de los existentes que deberán actualizarse. La transición de una empresa emergente a una en expansión es muy emocionante, pero debemos mantener nuestros procesos bajo control si queremos seguir funcionando sin problemas. El objetivo principal ahora es prepararnos para lo que depara el futuro y asegurarnos de no obstaculizar nuestro propio crecimiento.

¿Cuál es el aspecto más gratificante de su trabajo?

Creo que el aspecto más gratificante de mi trabajo es saber que puedo marcar la diferencia y contribuir al funcionamiento óptimo de nuestra empresa. Encontrar los procesos que se pueden mejorar es muy gratificante y me mantiene motivado todos los días. Incluso los ajustes más pequeños en nuestros procesos pueden tener un gran impacto en nuestras operaciones, por lo que debemos aprovechar todas las oportunidades que tengamos para mejorar nuestro rendimiento.

¿Qué consejo le daría a alguien interesado en el campo de la optimización de procesos?

Aunque la planificación de los procesos en una empresa puede parecer una tarea enorme, especialmente en una gran empresa, siempre debes tener en cuenta que es una cuestión de prueba y error. Lo importante es establecer una base sólida para la organización principal procesos y, a partir de ahí, vaya paso a paso. Es posible que no todo salga bien a la primera, pero como dice el lema de la optimización de procesos: «¡Siempre hay margen de mejora!»

¿Qué opinas de tu trayectoria en Alumio hasta ahora?

Creo que mi trayectoria en Alumio ha sido muy interesante y aprecio mucho poder familiarizarme con los diferentes departamentos y responsabilidades. Creo que las empresas más pequeñas como la nuestra tienen la gran ventaja de que los empleados pueden crecer con la empresa y descubrir el puesto perfecto para ellos. Me gusta mucho la flexibilidad de Alumio en lo que respecta a las funciones laborales, y me siento muy afortunada de que se me haya concedido la libertad y la confianza de poder crecer y convertirme en mi puesto ideal y aportar el máximo valor a la empresa junto con mis colegas.

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